política de privacidad

I. Objetivo y alcance

La presente política regula el tratamiento de los datos personales de los aliados, empleados, contratantes, contratistas, proveedores, usuarios y de cualquier persona natural (en adelante Titulares o Titular) cuyos datos personales sean recolectados por cualquiera de los medios habilitados para ello y sean o vayan a ser tratados por parte de FVR Ltd, domiciliada en las Islas Caimán con registro número 378038, quien será el responsable del tratamiento de dichos datos (en adelante VélezReyes+).

Tiene como finalidad garantizar los derechos de los Titulares, informar los mecanismos y procedimientos para hacer efectivos esos derechos, preguntas, quejas y reclamos y dar a conocer el tratamiento al que será sometida toda su información personal (en adelante denominada Datos Personales) y la finalidad de dicho tratamiento.

Es importante tener en cuenta que la presente política no aplica a ningún sitio de terceros al que sea posible acceder desde el sitio web de VélezReyes+, en esos casos, el tratamiento de los Datos Personales se regirá exclusivamente por la política de privacidad publicada por el tercero, quien será el Responsable del tratamiento, por lo anterior, recomendamos conocer y aceptar dicha política antes de suministrar Datos Personales.

II. Autorización

VélezReyes+, sus empleados y terceros autorizados deberán obtener por parte del Titular el consentimiento previo a recolectar los Datos Personales, el cual podrá consultarse o verificarse por parte del Titular o cualquier autoridad competente.

Para ello, VélezReyes+ pone a disposición de los Titulares la autorización para el tratamiento de sus datos personales en los diversos escenarios en los cuales realiza la obtención del dato, de manera física o digital, de forma tal que estos (los Titulares) puedan manifestar su autorización de forma previa al tratamiento por parte de VélezReyes+.

Sin perjuicio de lo anterior, VélezReyes+ se reserva el derecho a realizar el tratamiento de información cuya autorización no sea requerida de acuerdo con las normas aplicables a la materia, caso en el cual, continúan vigentes los compromisos de VélezReyes+ frente a los Titulares establecidos en la presente política.

III. Contenido de la Información

En desarrollo de sus actividades, VélezReyes+ recolectará la información que a continuación se describe:

  • Información de identificación personal, incluida pero no limitada a: i) nombres y apellidos; ii) teléfono; iii) dirección y país de residencia; iv) correo electrónico y v) otro tipo de información que permita identificar a los usuarios.
  • Información corporativa y/o financiera para analizar la posibilidad de dar apoyo financiero por parte de VélezReyes+.
  • Información profesional de empleados o posibles empleados: Además de sus datos de identificación personal antes mencionados, se solicitará: i) Información profesional; ii) títulos; iii) referencias tanto personales como profesionales; iv) fotos; v) cualquier otro dato que resulte necesario para analizar su posible contratación o darle continuidad a la misma.

Es importante tener en cuenta que el suministro de toda la información es voluntario, por lo cual, los Titulares conocen y entienden que, si no desean suministrar datos personales o información que resulten necesarios para participar en los programas, actividades o propuestas que VélezReyes+ pone a disposición de los Usuarios, éste Titular no podrá hacer parte de los mismos.

Especialmente, solicitamos abstenerse de suministrar datos personales de terceros sin contar con la previa y expresa autorización para ello y, de hacerlo con autorización, el Titular deberá conocer y aceptar la presente Política.

Nuestros productos y servicios ofrecidos pueden ir dirigidos a mayores o menores de edad, por lo anterior, los menores de edad, deberán suministrar siempre sus datos personales y, en general, relacionarse con VélezReyes+, a través de sus representantes legales.

IV. Datos Sensibles

En el ejercicio de su objeto VélezReyes+ puede recolectar y tratar Datos Sensibles, tales como, pero sin reducirse género, grupo étnico, datos biométricos ( imágenes, fotografías y o grabación de voz).

En dichos casos, se el usuario reconoce y acepta que el suministro de datos sensibles es libre y voluntario y, en caso de autorizar su tratamiento, VélezReyes+ garantiza que éstos serán tratados con estándares de seguridad adecuados y proporcionales a su naturaleza.

V. Tratamiento

Dando cumplimiento a las normas que las regulen el tratamiento de datos personales y aquellas que las complementen, VélezReyes+, en el curso de sus actividades recolectará, utilizará, administrará, almacenará, analizará, anonimizará, indexará, segmentará, realizará perfiles, compendiará, procesará, transmitirá, transferirá, efectuará verificación de los Datos Personales y realizará diversas operaciones con los Datos Personales. En este orden, los Datos Personales Tratados por VélezReyes+ estarán sometidos únicamente a las finalidades que se señalan a continuación o las que sean autorizadas por los Titulares en el momento de la recolección de los Datos Personales.

Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la base de datos VélezReyes+ durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas a continuación en esta Política, para las cuales fueron recolectados De este modo, la vigencia de la base de datos está estrechamente relacionada con i) la vigencia de la autorización y ii) las finalidades para las cuales fueron recolectados los datos personales y mientras subsistan las actividades comerciales y filantrópicas desarrolladas por VélezReyes+ y conservarán las condiciones contractuales que dieron origen a su creación.

VI. Finalidades

VélezReyes+ y quienes, previa autorización del Titular, tengan acceso a los Datos Personales por Ley, contrato u otro documento vinculante, realizarán el Tratamiento con las siguientes finalidades:

i) Envío periódico de información de VélezReyes+; (ii) Contactarlos para analizar la posibilidad de trabajar con VélezReyes+; (iii) Analizar los Datos y la información suministrada para determinar si es viable invertir recursos en la organización o en favor del beneficiario por parte de VélezReyes+; (iv) Administrar e informar las estrategias de VélezReyes+ y las actividades benéficas (v) Estructurar y determinar perfiles de los Titulares, usuarios de plataformas o páginas web de propiedad de VélezReyes+, a partir de la información personal, profesional o financiera/corporativa que pone a disposición de VélezReyes+; (vi) Precisar, analizar y optimizar los servicios existentes y futuros, propios y de terceros; (vii) Exportar información sobre el recurso humano, riesgos crediticios y el control y prevención del lavado de activos; (viii) Construir bases de datos segmentadas; (ix) Realizar actividades de archivo, actualización, almacenamiento y procesamiento de información, sea por sí mismo o a través de terceros con quienes se contrate tal gestión; (x) Geo-localización; (xi) Llevar a cabo análisis estadístico de los datos recolectados para optimizar el funcionamiento del servicio prestado; (xii) Para garantizar la efectividad y seguridad de las transacciones que se lleven a cabo con los usuarios; (xiii) Para ejecutar, desarrollar y en general cumplir a cabalidad con los servicios, programas o gestiones ofrecidas a los usuarios o beneficiarios de VélezReyes+; (xiv) Para complementar la información y, en general, adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos presentadas por los usuarios y por terceros, y direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes; (xv) Para elaborar estudios de mercado, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias del mercado, encuestas de satisfacción sobre los servicios prestados; (xvi) Para la transmisión de datos personales a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con el objeto de realizar y cumplir con el servicio ofrecido por VélezReyes+ (xvii) Para gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables; (xviii) Para identificar a los usuarios cuando ingresen al Sitio Web; (xix) Para compartir los Datos Personales con empresas de servicios o empresas de “outsourcing” que contribuyan a mejorar o a facilitar las operaciones de la Fundación, dentro de las que se incluyen, medios de pago, seguros o intermediarios de la gestión de pagos, compañías de transporte y mensajería, agencias de publicidad; (xx) Realizar la transmisión o transferencia de los datos con terceras personas jurídicas o naturales con la finalidad de cumplir ante el usuario con los servicios ofrecidos o contratados; (xxi) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos; (xxii) Evaluar la calidad de los servicios prestados; (xxiii) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensaje de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación, información o sobre los productos y/o servicios, eventos o actividades, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo actividades adelantadas por VélezReyes+ y/o por terceras personas; (xxiv) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral; (xxv) Soportar procesos de auditoría interna o externa.

VélezReyes+ velará porque las políticas de los terceros tengan estándares similares a los de la presente Política, mediante la firma de acuerdos, convenios y/o contratos.

VII. Derechos del Titular

Como Titulares de los Datos Personales cuentan con los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus Datos Personales.
  3. Ser informado por VélezReyes+ acerca de los usos o Tratamiento realizado a sus Datos Personales
  4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato y;
  5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  6. Presentar quejas ante la autoridad competente en materia de Datos Personales.
  7. Abstenerse de suministrar datos sensibles.

 

Podrán ejercer sus derechos presentando su cédula de ciudadanía o cualquier documento de identificación. En caso de personas jurídicas, personas naturales menores de edad o personas naturales incapaces legales de actuar en nombre propio, podrán ejercer sus derechos, sus representantes legales, aportando los documentos que los facultan para ello.

VIII. Procedimientos para el ejercicio de sus derechos

Con el fin de que el Titular pueda ejercer sus derechos, le presentamos los procedimientos existentes y aplicables al tratamiento de sus Datos Personales.

Dichos derechos solo podrán ser ejercidos por el Titular de la información, sus causahabientes o representantes, previa acreditación de su identidad; para ello, VélezReyes+ pone a disposición del Titular, solicitando al correo contacto@velezreyesmas.com, el formato denominado “Formato de Quejas, Reclamos y/o Solicitudes – Tratamiento de Datos Personales (PQRs)” e indica los documentos que debe anexar al mismo.

Para atender cualquier duda, consulta, queja, pregunta, reclamación o solicitud de cualquier tipo de información relacionada con sus Datos Personales, particularmente, para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato o revocar la autorización otorgada, el Titular deberá contactarse con VélezReyes+, mediante un correo electrónico a contacto@velezreyesmas.com

a. Consultas

En caso de estar interesado en consultar la información personal del Titular, éste podrá solicitarlo a VélezReyes+ mediante los mecanismos habilitados para ello, indicados en el presente numeral.

Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

b. Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de VélezReyes+ como Responsable del tratamiento, o cuando quieran revocar la autorización del tratamiento de datos otorgada, podrán presentar un reclamo ante VélezReyes+, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo lo deberá presentar el Titular o su representante en el formato que para tal efecto pone a disposición del Titular VélezReyes+, el cual podrán solicitar al correo contacto@velezreyesmas.com. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que envíe esa información. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quién reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos que mantiene el Responsable una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo completo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Para todos los efectos, la solicitud de supresión de datos y la revocatoria de la autorización del tratamiento de datos, se tramitarán como un reclamo y a éstos les aplicarán los términos contemplados en el literal b anterior, de la presente Política.

c. Supresión

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a VélezReyes+ la supresión (eliminación) de sus Datos Personales cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley; Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados o; Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por VélezReyes+.

VélezReyes+ podrá negar el ejercicio del mismo cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, a investigación y persecución de delitos o a la actualización de sanciones administrativas o; Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular o VélezReyes+.

d. Revocatoria de la Autorización

Los Titulares de los Datos Personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, VélezReyes+ establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse.

  • Total: Puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que VélezReyes+ deba dejar de tratar por completo los datos del Titular;
  • Parcial: Puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como, por ejemplo, para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con esta modalidad se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que VélezReyes+, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.

 

Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria de consentimiento a VélezReyes+ indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el Titular no está conforme.

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre Titular y VélezReyes+ por el cumplimiento de un contrato o por disposición legal no podrá ser revocado, lo cual se le informará al Titular.

IX. Transferencia y transmisión de datos

El Titular autoriza expresamente a VélezReyes+ para transferir y/o transmitir sus Datos Personales a terceros (aliados, proveedores, clientes, contratistas) quienes podrán tratar los Datos Personales para realizar las gestiones que resulten necesarias para que VélezReyes+ pueda brindarle servicios de alta calidad al Titular.

En cualquier caso, el tercero que reciba los Datos Personales transferidos o transmitidos por VélezReyes+, estará obligado a ajustarse a esta Política de Tratamiento y al estricto alcance de la autorización que previamente haya dado el Titular de los datos para realizar su respectivo tratamiento, de forma tal que, como mínimo, el tercero debe igualar o superar los requisitos señalados en nuestra Política para que se le permita el tratamiento de datos.

X. Transformaciones, disolución, liquidación, escisión o fusión

El Titular autoriza expresamente a VélezReyes+ para compartir sus Datos Personales, incluyendo Datos Sensibles, a personas jurídicas distintas a VélezReyes+ que surjan como consecuencia de la disolución y liquidación de VélezReyes+. De esa forma, en caso que el Responsable sufra transformaciones, bien sea por que se constituyó una nueva persona jurídica, independientemente de su tipo societario, o por que este haya transferido todo su patrimonio a una persona jurídica ya constituida, todos los Datos Personales, incluyendo Datos Sensibles, serán transferidos o transmitidos conforme a las disposiciones de esta Política de Protección de Datos.

XI. Seguridad

VélezReyes+ adoptará las medidas técnicas, tecnológicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, procurando evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

Así mismo, exigirá a sus proveedores de servicios que cumplan al menos con los mismos estándares de seguridad y privacidad de datos a los que se somete VélezReyes+.

XII. Contacto

Para atender cualquier duda, consulta, queja, pregunta, reclamación o solicitud de cualquier tipo de información relacionada con sus Datos Personales, particularmente, para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato o revocar la autorización otorgada, el Titular deberá contactarse con VélezReyes+, mediante un correo electrónico a contacto@velezreyesmas.com

El horario de atención al usuario es de lunes a viernes de 8:00 am a 6:00 pm, haciendo responsable del control interno sobre el Tratamiento de Datos Personales al área administrativa, con correo electrónico contacto@velezreyesmas.com, quienes estarán encargados del seguimiento y control de las PQRS por medio de las cuales el(los) Titular(es) harán reconocer y reclamar sus derechos.

XIII. Modificaciones

VélezReyes+ se reserva el derecho a modificar esta política en cualquier momento. Toda modificación entrará en vigencia y tendrá efectos frente a los terceros relacionados desde su publicación.

Este documento se revisará y actualizará (cuando proceda) al menos una vez al año, a menos que se produzcan cambios importantes que requieran una actualización más frecuente.

Cualquier cambio que se presente respecto a esta política de tratamiento, se publicará en la página web www.velezreyesmas.com y comenzará a regir dentro de las 24 horas posteriores a su publicación.

XIV. Normativa aplicable

La presente Política de Tratamiento de Datos se regirá por la normativa vigente en materia de datos personales de Islas Caimán, específicamente The Data Protection Act (DPA).

XV. Vigencia

La presente política de datos fue actualizada el 2 de noviembre de 2023 y esta versión entra a regir a partir del mismo día